コピー機やプリンターには、「インクカートリッジ」と「トナータイプカートリッジ」を利用する製品があります。
そこで、コピーや印刷をしていると、
「(黒)のインクが少なくなっています」
「トナーカートリッジを交換してください」
と、メッセージが表示されると思いますが、交換するタイミングで迷いませんか？
上記の様な「無くなってきましたよ」的なメッセージが表示されても、しばらくは印刷することはできるので、完全に何も印刷できなくなったら交換したらいいんじゃないの？と、考える方も少なくありませんが、決して正しいタイミングではないのです。
ということで、コピー機のインクとトナーの交換タイミングを調べてみましたのでご覧ください。
１．コピー機の「インク」の交換タイミング
インクカートリッジを利用したインクジェットプリンターを使用していると、ディスプレイに「インク残量が少なくなりました」と表示されます。表示が出たらすぐに交換する方もいますが、大半の方はそのまま使用していると思いますが、インクの交換はどのタイミングで行うのがベストなのでしょうか？
「インク残量が少なくなりました」と表示されても、しばらく使える理由
まず、インクカートリッジの構造を見ると、どのメーカー・タイプにも「ICチップ」が組み込まれていると思います。実は、そのICチップがインクの残量を検知しているのです。正確には、「何回印刷したから残りはこれくらいだろう」といった計算をして残量を算出しているため、実際の残量とは多少ズレが生じることがあります。
写真のようにインクカートリッジについているICチップがインクの残量をチェックしていたんです！
出典：株式会社サップ
また、インクが完全になくなると印刷できない可能性があり、本当に無くなった時に警告されてもユーザーを困らせてしまうので、メーカーによって違いはありますが、大半のメーカーでは少しインクが残った状態でメッセージがでます。
インク残量のメッセージが表示されたら早めの交換がベスト！
では、メッセージが表示されてもそのまま使い続けて、いよいよ何も印刷されなくなったら交換すれば良いのか？その答えとしては、残量0まで使い続けることは危険な行為になります。
なぜなのかは、コピー機やプリンターの構造上、インクを最後まで使い切ってしまうと、インクを熱して吹き飛ばす「ヘッドノズル」という部分が、何もない状態で熱だけを発する「空刷り」の状態になり、最悪のケースでは使えなくなってしまうことがあります。ヘッドノズルが駄目になってしまうと交換するしかなくなってしまいます。しかも、ヘッドノズルは非常に高額なため、下手すると新品を買う方が安くなってしまうこともあります。
そのため、インクをギリギリまで使用することは避けるべき行為なのです。
このようなリスクを考えると、残量の残り数枚の印刷のために使い続けるより、「インク残量が少なくなりました。」と表示されたら、直後には言いませんが、できるだけ早い段階で交換することがベストなタイミングではないでしょうか。
つい「注意喚起が早すぎるでしょ？」と思ってしまいますよね（笑）。実際に印刷できるし…。
２．コピー機の「トナー」の交換タイミング
まず、コピー機のトナーカートリッジは消耗品です。これはインクも同様ですが、トナーカートリッジが寿命に近づくと、プリンターやPC上に「トナー交換してください」といったメッセージが表示されます。また、プリントアウトしたものに白いすじ（線）が入ったり、かすれやムラが出ることもあるようです。
交換のメッセージが表示されてもしばらくは使える
交換のメッセージが出てから、実際に印刷できなくなるまでの期間は、コピー機・複合機によって大きく異なります。大半の機種は、最初にメッセージが表示された時点では、実際にはまだカートリッジ内にトナーが残っていることがあります。
この場合、やったことがある方も多いと思いますが、コピー機本体からトナーカートリッジを取り出して、左右に4～5回静かに振ってから、設置し直せばメッセージが出なくなり、今まで通りに印刷できるようになりますよね。
できれば、このまだ多少使える時点で、新しいトナーカートリッジを用意しておくのがベストなタイミングになります。
新しいトナーを使用する時も、最初に振ることをお忘れなく！
各メーカーの交換タイミング
そこで、実際のどのようなタイミングを推奨しているのか、キヤノン（Canon）と富士ゼロックス（Fuji Xerox）のメーカー2社のトナー交換に関する記述をご紹介いたします。
キヤノン（Canon）
トナーカートリッジが寿命に近づくと、プリンタステータスウィンドウにメッセージが表示されますので、メッセージに応じて対処してください。
➀「(トナーの色) のトナーカートリッジは交換時期が近づいています。」
表示される時期：トナーカートリッジの交換時期が近づいたとき
➁「トナーカートリッジを確認してください」
表示される時期：トナーカートリッジが寿命になったとき
➂「トナーカートリッジの交換が必要です」
表示される時期：トナーカートリッジが寿命になったとき
富士ゼロックス（Fuji Xerox）
トナーカートリッジの交換時期が近づくと、操作パネルのディスプレイに、順に次のようなメッセージが表示されます。
➀「カートリッジ交換時期」
メッセージからは、約100ページ印刷できます。
印刷可能ページ数は、印刷条件や原稿の内容、本機電源の入切の頻度などによって大きく異なります。
➁「トナーカートリッジを交換してください」
メッセージが表示されたら、トナーカートリッジを交換してください。
以上のように、トナーに関してはお使いのコピー機・複合機のメーカーによって異なります。ですが、前延の通り、「トナーカートリッジは交換時期が近づいています。」や「カートリッジ交換時期」とメッセージが表示されてら次のトナーカートリッジを用意しておくと業務に支障ないと思います。
各予備トナーの買い過ぎには注意！
では、予備のトナーを多めに用意しておけば良いのでは？予備のトナーがあると、トナー切れが無いので安心ですが、あまり長い間保管した状態でストックしておくことは止めた方が良いでしょう。なぜなら、トナーはだいたい1年程度で劣化してしまうからです。
そのため、購入してすぐに使用するほうがトラブルやエラーもなく、安心して使用できるため、予備トナーは早い段階での買い過ぎには注意しておきましょう。
トナー切れによる業務停滞は避けたいですが、早すぎストックもトラブルの元です。
３．まとめ
コピー機のインクやトナーの交換するタイミングの説明でしたが、交換メッセージが表示されてもしばらくの間は使えることは大半の方はご存知かと思います。
そこで、完全になくなるまで使用する方もいますが、トナーは無くなれば印刷できなくなるだけですが、インクに関しては、空刷りの状態となり故障する危険性は大なので、メッセージが表示されたら早い段階で交換しておくことをおススメします。
もちろん、トナーに関してもメッセージが表示されたら替えのトナーは用意しておくことが大切ですね。
